Informativa sul trattamento dei dati personali

Imperium Group S.A.S. di Daniele Losquadro & C., con sede legale in Via Filippo Turati 40/H, 20021 Bollate (MI) e sede operativa in Via Buccari 16, 00195 Roma, P.IVA e codice fiscale 11633110967, numero REA MI-2616108 — contattabile all'indirizzo email info@imperiumgroup.it.

Dati anagrafici e di contatto: nome, email, password (salvata in forma cifrata), numero di telefono/WhatsApp (facoltativo, solo se attivi le notifiche via WhatsApp).

Dati aziendali: ragione sociale, Partita IVA, settore, codice ATECO, regione, numero dipendenti, forma giuridica, regime fiscale.

Dati finanziari: saldo e movimenti bancari (se colleghi la banca), transazioni, fatture e documenti caricati, scadenze fiscali, debiti fiscali/previdenziali noti.

Dati dei tuoi dipendenti (funzione Team, dal 21 ottobre 2026): se attivi le timbrature, per ogni dipendente invitato registriamo numero di telefono, PIN (salvato solo come impronta non leggibile, mai in chiaro), orari di entrata, uscita e pause, sede indicata dal lavoratore, richieste di ferie, permessi e malattia, ore lavorate e le variabili che inserisci tu (premi, rimborsi). Non rileviamo la posizione, non scattiamo fotografie e non accediamo al telefono. Il titolare dei dati dei dipendenti sei tu; noi agiamo come responsabile del trattamento. Ogni dipendente vede un'informativa sintetica al primo accesso.

Invii ai tuoi professionisti: se indichi un commercialista, un consulente del lavoro, una banca o altri professionisti, SempliceBiz prepara e invia loro i pacchetti di dati (per esempio prima nota, presenze del mese, dossier) solo quando lo decidi tu, all'indirizzo che hai scritto, con collegamenti che scadono dopo 7 giorni.

Dati di pagamento: gestiti direttamente da Stripe (abbonamento ed eventuali pacchetti di consulenza extra, anche a rate) — SempliceBiz non memorizza mai il numero completo della tua carta di credito.

Dati di firma elettronica: quando accetti un contratto (di servizio o di consulenza extra) tramite firma disegnata, conserviamo l'immagine della firma, l'email con cui hai firmato, il tuo indirizzo IP al momento della firma e l'impronta digitale (hash) del documento firmato, come traccia di controllo dell'accettazione.

Dati di utilizzo dell'app: data e ora degli accessi, pagine visitate e azioni principali che compi nell'app (es. caricamento di un documento, generazione di un report, dichiarazione di un accantonamento fiscale), associate al tuo account.

• Erogare il servizio richiesto (esecuzione del contratto di abbonamento) — art. 6.1.b GDPR.

• Fatturazione e adempimenti fiscali/contabili — obbligo legale, art. 6.1.c GDPR.

• Fornire consulenza personalizzata (call, report mensili) tramite i consulenti di Imperium Group — esecuzione del contratto.

• Elaborazione automatica di documenti (es. lettura importi da foto di chiusura cassa, fatture, estratti conto, buste paga) e redazione di bozze di lettere al personale a partire dalle informazioni che inserisci, tramite intelligenza artificiale — esecuzione del contratto, con intervento umano di verifica del consulente. Ti chiediamo di non inserire nei testi liberi dati relativi alla salute o altre categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) se non strettamente necessari.

• Assistente e consigli basati su intelligenza artificiale: quando fai una domanda all'Assistente, la domanda e i dati della tua azienda necessari a rispondere (numeri del conto economico, scadenze, debiti, fatture, prodotti) vengono inviati al fornitore del modello (Anthropic) solo per generare la risposta; non vengono usati per addestrare modelli. Domande e risposte restano salvate nell'app come cronologia della tua chat, finché non chiudi l'account; i consumi (numero di token) sono registrati per gestire il budget mensile del piano — esecuzione del contratto.

• Assistenza e consulenza: i consulenti di Imperium Group possono accedere alla tua area riservata per aiutarti a configurare l'app, caricare documenti o verificare i dati — esecuzione del contratto. Ogni accesso del personale Imperium alla tua area viene registrato (chi, quando, in quale azienda).

• Funzione Team (presenze dei dipendenti): per questi dati il titolare del trattamento è l'azienda cliente e noi agiamo come responsabile. La base giuridica, in capo all'azienda cliente, è il contratto di lavoro e gli obblighi di legge in materia di lavoro e paghe. Per la malattia registriamo solo il periodo, senza il motivo.

• Invio di pacchetti ai tuoi professionisti (commercialista, consulente del lavoro, banca): solo su tua istruzione, per eseguire il servizio che hai richiesto.

• Notifiche push e messaggi WhatsApp: solo se le attivi tu (consenso, art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento. Le email di novità sul servizio che usi sono comunicazioni di servizio (art. 6.1.b), non promozionali.

• Collegamento bancario (Open Banking): solo con il tuo consenso esplicito alla banca; la connessione scade periodicamente e va rinnovata da te.

• Migliorare il servizio, individuare problemi tecnici e garantire la sicurezza dell'account (es. rilevare accessi anomali), tramite i dati di utilizzo dell'app — legittimo interesse del titolare, art. 6.1.f GDPR.

I tuoi dati sono trattati anche dai seguenti fornitori, in qualità di responsabili del trattamento:

• Supabase — hosting del database, dei documenti caricati e autenticazione (server in UE, Francoforte)
• Vercel — hosting dell'applicazione web (funzioni eseguite in UE, Francoforte) e metriche anonime di velocità delle pagine
• Stripe — gestione pagamenti e fatturazione dell'abbonamento
• Google (Google Workspace) — creazione degli appuntamenti e videochiamate Google Meet per le consulenze
• Anthropic — elaborazione IA per la lettura automatica di documenti/foto caricati, per l'Assistente in chat e per il consiglio mensile (dati inviati solo per generare la risposta, non usati per addestramento, conservati dal fornitore al massimo 30 giorni per sicurezza)
• Enable Banking — collegamento diretto al conto bancario (Open Banking/PSD2), solo se attivato
• Resend — invio delle email transazionali (report, novità, promemoria scadenze)
• Meta (WhatsApp Business Platform) — invio di notifiche via WhatsApp (scadenze, novità, riepilogo mensile), solo se hai attivato questo canale e dato il consenso esplicito

Alcuni di questi fornitori possono trattare dati anche fuori dall'Unione Europea (es. Stati Uniti): in tal caso il trasferimento avviene sulla base di Clausole Contrattuali Standard o altre garanzie previste dal GDPR, come previsto dai rispettivi accordi sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement) di ciascun fornitore.

Se nella tua azienda tratti a tua volta dati di terzi (es. dipendenti, tuoi clienti), resti tu il titolare di quei dati: Imperium Group agisce come responsabile del trattamento per tuo conto limitatamente ai dati che carichi in SempliceBiz, secondo quanto previsto dall'apposito Atto di Nomina a Responsabile del Trattamento (art. 28 GDPR) che ti verrà proposto in sede di attivazione del servizio.

Per tutta la durata dell'abbonamento. Dopo la disdetta, i dati restano a tua disposizione per 90 giorni (per consentirti di riattivare l'abbonamento o esportare i dati) e poi vengono cancellati o restituiti. Gli obblighi di conservazione dei documenti contabili (di norma 10 anni) sono in capo all'azienda cliente, quale titolare.

I dati dei dipendenti della funzione Team (timbrature, richieste di assenza, accesso) vengono cancellati automaticamente 12 mesi dopo la cessazione del dipendente. Il resto dei loro dati segue la sorte degli altri dati dell'azienda.

I dati di utilizzo dell'app (accessi, pagine visitate, azioni compiute) vengono conservati per 24 mesi dalla loro registrazione, trascorsi i quali vengono cancellati automaticamente.

SempliceBiz utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento del servizio e per i quali non è richiesto il consenso: i cookie di autenticazione (per mantenerti collegato), un identificativo di sessione della durata di 4 ore (per raggruppare le azioni compiute nella stessa sessione; è collegato all'utente e all'azienda, non a fini di profilazione), per i dipendenti che timbrano un cookie di accesso della durata di 30 giorni, valido solo sulla pagina di timbratura, e, solo per il personale Imperium, un cookie di assistenza. Non utilizziamo cookie di profilazione, pubblicitari o di terze parti. Le metriche di velocità delle pagine raccolte da Vercel non identificano l'utente. L'app può inoltre salvare sul tuo dispositivo preferenze di visualizzazione (es. importi nascosti), che non lasciano mai il tuo browser.

Puoi in qualsiasi momento richiedere l'accesso, la rettifica, la cancellazione o la portabilità dei tuoi dati, oppure opporti al trattamento, scrivendo a info@imperiumgroup.it. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Questa informativa può essere aggiornata nel tempo; la versione più recente è sempre disponibile a questo indirizzo.